Du weißt, wie du deine Zeit nutzen möchtest und hast einen Plan für deinen Blog? (Wenn nicht, kannst du hier in Teil 1 alles nachlesen!) Das ist der erste wichtige Schritt! Was nun noch fehlt, sind konkrete Schritte, die notwendig sind, damit du dein Ziel erreichen kannst.
Je genauer du den Weg zu deinem Ziel kennst und je detaillierter du alle Schritte dokumentierst, desto einfacher wirst du dein Ziel erreichen. Die folgenden Fragen können dir dabei helfen:
- Welche Zwischenschritte sind notwendig, damit du dein Ziel erreichen wirst?
Welche Veränderungen sind notwendig? - Was musst du tun / veranlassen / lernen / delegieren?
- Welche Reihenfolge ist sinnvoll?
- Lassen sich Schritte in (noch) kleinere Zwischenziele zerlegen?
Wer zum Beispiel regelmäßiger Bloggen möchte, sollte über einen Bloggerkalender nachdenken und eine Liste mit Themenideen anlegen.
Zeitmanagement-Tools für Blogger
Ich nutze verschiedene Methoden, um meine Arbeit zu strukturieren, zu gewichten und zu planen. Vor allem behalte ich so meine nächsten Zwischenziele im Auge. Ich nutze einen Mix aus den folgenden Methoden:
Getting Things Done (GTD)
GTD trennt Termine und Aufgaben. Termine werden in einem Kalender festgehalten und Aufgaben systematisch in Listen gesammelt. Der Kalender und die Kontextliste sind die Hilfsmittel zur Bewältigung des Alltags. Alle anstehende Aufgaben zu einem Bereichen werden untereinander und ohne Priorität aufgeschrieben und Schritt für Schritt abgearbeitet. Regelmäßig werden die Listen überprüft, gekürzt und/oder erweitert.
Die Vorteile: Alle To-do’s werden aufgeschrieben und belasten damit den Kopf nicht länger. Durch die unterschiedlichen Listen hat man alle Aufgaben zu einem Themenbereich auf einen Blick. Allerdings verliert man durch die vielen, langen Listen auch leicht den Überblick und kommt dadurch schwer ins Handeln. Diese Methode eignet sich am besten für Situationen, in denen viele unterschiedliche Aufgaben anstehen und der Kopf voll ist.
Die Apps: „DGT GTD“ oder „EveryTask“
Die 80/20-Methode oder das Pareto-Prinzip
Laut Pareto erzielt man durch 20 Prozent der Aufgaben und des Aufwandes 80 Prozent der Ergebnisse. Das Streben nach der Perfektion, den 100 Prozent, ist demnach unwirtschaftlich und unklug. Im Alltag geht es darum, herauszufinden, welche Aufgaben uns am effektivsten dabei helfen, Ziel zu erreichen. Diese erledigen wir zuerst. Alles weiter ist „nice-to-have“, aber nicht absolut notwendig.
Die Vorteile: Die 80/20-Regel macht immer dann Sinn, wenn viele Dinge gleichzeitig gemacht werden müssen und die Zeit knapp ist. Vor allem Menschen, die zu Perfektionismus neigen, sollten dieses Prinzip im Hinterkopf behalten.
Die Apps: „Pareto“ oder „80 20 pareto“
Das Eisenhower-Prinzip
Die Eisenhower-Theorie ist eine Methode, die durch die Setzung von Prioritäten effektiveres Arbeiten ermöglicht. Um eine ehrliche Beurteilung aller zu erledigenden Aufgaben vornehmen zu können, werden diese in einer Matrix aus vier Feldern kategorisiert:
- wichtig, dringend:
Wichtige und dringende Aufgaben haben die höchste Priorität. Sie sollten sofort und selbst erledigt werden. - wichtig, nicht dringend:
Wichtige, nicht dringende Aufgaben sollten selbst erledigt werden, da auch sie der Zielerreichung dienen. - nicht wichtig, dringend:
Nicht wichtige, dringende Aufgaben können an andere Personen delegiert werden. - nicht wichtig, nicht dringend:
Nicht wichtige, nicht dringende Aufgaben sollten grundsätzlich nicht bearbeitet werden, da sie nicht der Zielerreichung dienen.
Beim Zeitmanagement nach Eisenhower hat Wichtigkeit demnach eine höhere Priorität als Dringlichkeit.
Die Vorteile: Die Methode eignet sich sehr gut, um Prioritäten herauszuarbeiten und ins Handeln zu kommen. Bei manchen Aufgaben ist es jedoch schwierig, sie einer festen Kategorie zuzuordnen. Außerdem werden hierbei unvorhersehbarer Ereignisse nicht berücksichtigt. Diese Methode eignet sich für Menschen, denen es schwer fällt, Prioritäten zu setzen und Entscheidungen zu treffen.
Die Apps: „Eisenhowers Notizen!“ oder „Smart Reminder“
Die Not-To-Do-Liste
Wenn wir eine genaue Vorstellung davon haben, wohin wir möchten und welche Ziele wir erreichen wollen, liegt es auf der Hand, bewusst alles zu streichen und zu vermeiden, was uns am Erreichen der Ziele hindern könnte. Das betrifft nicht nur Aufgaben, sondern häufig auch Gewohnheiten, die uns von den Zielen ablenken, uns schaden, Energie entziehen und unnötig Zeit fressen.
Auf der Not-To-Do-Liste könnte zum Beispiel stehen:
- Das Mailprogramm ständig offen lassen
- Unklare Aussagen akzeptieren
- Immer erreichbar sein
- Sich ständig unterbrechen lassen
Weitere Tools (nicht nur) für Blogger:
Wunderlist
Mit dem Aufgabenplaner lassen sich einzelne To Dos (optional auch mit Fälligkeitsdatum) planen. Möglich sind außerdem Favoriten, Ordner sowie Sortierfunktionen nach Datum. Simpel und bersichtlich.
Trello
Trello ist ein Aufgaben-Management-Tool. Für verschiedene Projekte lassen sich Boards erstellen, in denen alle Aufgaben sortiert werden können. In jedem Board lässt sich der Fortschritt des Projektes anzeigen.
Evernote
Hier lassen sich in „Notizbüchern“ sortiert Notizen, Websites, Bilder, Checklisten, Audionachrichten,
usw. an einem Ort speichern.
Toggl
Perfekt, um Zeiten einzuschätzen. Wie lange brauche ich wirklich für einen Artikel oder wie viel Zeit verbringe ich mit sinnlosem surfen im Netz? Ziemlich cool!
MindMaster
Du magst Mind Maps? Dann ist dieses Tool perfekt.
Was sind deine Ziele mit deinem Blog? Welche Zeitmanagement-Tools nutzt du?
Mein nächster Artikel zum Thema erscheint nächste Woche. Hast du noch Fragen, die ich beantworten soll?