Wie mir meine Tagesplanung hilft, organisierter und entspannter zu sein- und wie du das auch schaffst

18. Oktober 2017

Im Kindergarten habe ich letzte Woche mit einer ziemlich müden und abgekämpften Mutter gesprochen. Sie erzählte mir, wie sehr sie es hasse, sich für alles verantwortlich zu fühlen, sämtliche Familientermine zu koordinieren und immer im Hinterkopf zu haben, an welchem Tag der Waldrucksack im Kindergarten sein muss, wann in der Schule Laternen gebastelt werden und welches Obst wo im Kinderzimmer vor sich hin gammelt.

Ich kenne das auch sehr gut. Ich weiß noch, wie ich in den Wochen nach den Sommerferien in Teilzeit Schulsachen, Kindergeburtstagsgeschenke und Herbstklamotten besorgt habe und dachte, ich könnte meine anderen Jobs an den Nagel hängen. Was mir dabei hilft, den Überblick nicht zu verlieren, ist, meinen Tag schriftlich zu planen.

 

eine bessere TagesplanungZeitmanagement

 

Auch wenn es aufwändig klingt und etwas Zeit kostet, hat eine schriftliche Tagesplanung für mich viele Vorteile:

  • Eine schriftliche Planung macht mir die Art und Menge der anstehenden Dinge deutlich. Wenn ich auf der anderen Seite die mir zur Verfügung stehende Zeit sehe, kann ich beides in Relation zueinander bringen und ggf. Aufgaben, die zeitlich nicht passen, verschieben, delegieren oder streichen.
  • Planung gibt mir dadurch das Gefühl, mit dem Berg von Arbeit(en) zurechtzukommen. Ich habe festgestellt, das mir alleine Gefühl, den Arbeitsberg nicht zu schaffen, unglaublich viel Energie raubt und mich stresst.
  • Planung bringt mir die Sicherheit, das ich die Arbeit so organisiert habe, dass ich ein Maximum erledigen kann.
  • Planung hilft mir dabei, begründet und ohne schlechtes Gewissen Nein zu sagen.
  • Ein Blick auf meine Tagesplanung hat schon häufig verhindert, dass ich mich hektisch und unter Zeitdruck an vielen To-do’s gleichzeitig abgearbeitet habe.

Für meine Planung nutze ich einen synchronisierten Familienkalender auf dem Smartphone (für die Termine) und eine App zum Priorisieren der To-do’s, denen ich Termine im Kalender zuordnen kann. In besonders stressigen Momenten kommen auch schon einmal handgeschriebene Listen dazu, die ich aber schnellstmöglich in die anderen Tools einpflege.

 

 

Um den für mich besten Tagesablauf zu finden, helfen mir die folgenden Punkte:

  • Ich notiere mir zunächst alle anstehenden Termine (Meetings, Arzttermine, Sportkurse, Telefongespräche, etc.).
  • Dann verschaffe ich mir einen Überblick über die Dinge, die neben den festen Terminen noch erledigt werden müssen, priorisiere sie und überlege, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen. Meine To-do-Blöcke trage ich als Termine in den Kalender.
  • Sehr wichtig ist es mir geworden, nicht meine gesamte Zeit zu verplanen, ich brauche Pufferzeiten für Unvorhergesehenes und für Ruhepausen.
    Für aufwändige und zeitintensive Aufgaben suche ich nach Zeiten, in denen ich möglichst ungestört arbeiten kann.
  • Ein großer Punkt für mich ist, Termine abzusagen und Aufgaben zu delegieren oder zu verschieben, bevor ich in Hektik und Stress verfalle. Manchmal ist es notwendig, Prioritäten neu zu ordnen. Noch viel zu häufig bemerke ich das zu spät.

Was mir außerdem hilft, ist täglich zu schauen, wie der Tag gelaufen ist. Wo lag ich mit meiner Planung richtig, wo habe ich meine Zeit überschätzt und mich unter Druck gesetzt? Hatte ich ausreichend Zeit zum Erholen und entspannen? Auf diese Weise kann ich immer besser einschätzen, wie viel Zeit ich wofür einplanen muss und lerne, besser auf mich zu achten und an meine kleinen Pausen zu denken.

Wie schaffst du es, nicht den Überblick über alle Termine und Aufgaben zu verlieren?

P.S.: Mehr Input, Tipps und Übungen zum Thema achtsames Zeitmanagement findest du in meinem E-Kurs.

P.P.S.: Die Fotos heute sind von unserer Radtour am vergangenen Wochenende nach Bad Honnef zur Insel Grafenwerth. Ein perfekter Tag mit perfektem Spätsommer-Wetter, um zu entspannen und Zeit als Familie zu verbringen.

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Heike

Liebe Sonja, dein Thema betrifft bei mir heute genau ins Schwarze. In letzter Zeit habe ich mehrere Termine verpeilt, weil ich gedanklich völlig ausgelastet war. Heute habe ich nach einem Kalender fürs Handy gesucht. Würdest du verraten, welchen du benutzt?
Vielen Dank und liebe Grüße, Heike

ichbindiegute

Welchen Kalender und welche App benutzt Du denn da genau?

Taija

Liebe Sonja,
ich gratuliere Dir zu Deiner Fähigkeit, Termine auch mal abzusagen und zu delegieren, wenn es zu viel wird. Denn oftmals kann man nicht vorhersehen, wie die eigenen „Kapazitäten“ zum vereinbarten Zeitpunkt sind. Und vielen Menschen fällt es sehr schwer. Mir gefällt deine Planung, da Du gut auf Dich achtest.
Meine Erfahrung ist auch, dass sich – trotz allem Pflichtbewusstseins- das Motto Weniger ist mehr bewährt. Auf die eigenen Ressourcen achten ist so wichtig.
So mache ich mir täglich einen Zeitplan und versuche mich an ihm zu orientieren.
Wichtig sind dabei tatsächlich die Pufferzeiten und Pausen zum Durchatmen.
Liebe Grüße, Taija